Digitalizácia – účtovníctva, informácií, čo to je

Digitalizácia sa stala neoddeliteľnou súčasťou modernej podnikovej sféry, prinášajúc zásadné zmeny do spôsobu, akým sa pracuje s informáciami a spravuje účtovníctvo. Čo presne znamená digitalizácia účtovníctva a aké výhody môže priniesť firmám, ktoré sa rozhodnú ísť digitálnou cestou?

---

Obsah článku

---

Od spracovania faktúr až po archiváciu záznamov sa účtovnícke procesy vďaka digitalizácii menia z manuálnych na automatizované.

Digitalizácia účtovníctva – krok za krokom

Digitalizácia účtovníctva, ktorá sa stala dostupnou aj vďaka legislatívnym zmenám z januára 2022, umožňuje podnikateľom postupne prechádzať z papierovej dokumentácie na elektronickú. Táto forma vedenia účtovníctva prináša množstvo výhod, ako napríklad:

• úsporu priestoru
• rýchlejšie vyhľadávanie
• jednoduchšiu správu účtovných záznamov

Kľúčovou otázkou však zostáva, aké požiadavky je potrebné splniť a aké kroky podniknúť, aby digitalizácia účtovníctva prebehla hladko a v súlade s aktuálnou legislatívou.

Legislatívne požiadavky a právne normy

Novela zákona o účtovníctve z roku 2022 teda priniesla dôležité zmeny, ktoré reagovali na vzrastajúce používanie elektronických dokumentov a faktúr. Upravila napríklad podmienky pre prechod na digitálne záznamy, vrátane možnosti elektronicky podpisovať dokumenty a transformovať papierové záznamy na digitálne pomocou skenovania.

V tejto súvislosti je dôležité dodržiavať nielen zákon o účtovníctve, ale aj ďalšie právne predpisy, ako sú zákon o ochrane osobných údajov, zákon o archívoch a registratúrach či zákon o e-Governmente.

Zavedenie digitalizácie účtovníctva je pre firmy možnosťou, nie povinnosťou, pričom niektoré spoločnosti môžu aj naďalej kombinovať papierovú a elektronickú formu podľa vlastných potrieb. Digitalizácia účtovníctva však poskytuje výhody pre tých, ktorí sa rozhodnú úplne prejsť na elektronickú správu účtovných dokumentov, keďže zjednodušuje celý proces a zvyšuje efektivitu práce.

Hlavné výhody digitalizácie účtovníctva

Digitalizácia účtovníctva prináša významné zlepšenia oproti tradičnému papierovému systému. Medzi kľúčové výhody patrí:

Výhoda	Popis
Úspora času a nákladov	Znižuje náklady na papier, tlač, administratívu a archiváciu, zrýchľuje prenos dokumentov medzi podnikateľom a účtovníkom. Akú sú originálne nápady na podnikanie?
Možnosť vzdialenej komunikácie a spracovania dokladov	Umožňuje účtovníkom pracovať na diaľku, čím sa eliminuje nutnosť fyzickej prítomnosti v kancelárii.
Zlepšený prehľad a dostupnosť dokumentov	Elektronický archív umožňuje rýchle vyhľadávanie dokladov, ktoré sú dostupné online kedykoľvek a kdekoľvek.
Automatizácia spracovania dát	Možnosť načítania a automatického zaúčtovania elektronických dát priamo do účtovného softvéru, čo šetrí čas a znižuje riziko chýb pri ručnom vkladaní údajov.

Elektronický účtovný záznam a jeho požiadavky

Podľa zákona predstavuje účtovný záznam akýkoľvek údaj, ktorý slúži ako nositeľ informácií o účtovníckych procesoch alebo predmete účtovníctva. Medzi účtovné záznamy patria:

• faktúry
• bločky
• účtovná závierka
• odpisové plány
• rôzne inédokumentácie

Elektronický účtovný záznam je plne rovnocenný so svojou listinnou formou a môže byť vyhotovený, prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, vrátane naskenovaných listinných dokladov zaslaných e-mailom alebo použitých na interné účely účtovnej jednotky. Odoslanie elektronického účtovného záznamu, ako je elektronická faktúra, musí byť vopred odsúhlasené prijímateľom.

Požiadavky na elektronický účtovný záznam

Zákon o účtovníctve stanovuje pre účtovné záznamy tri základné kritériá:

• vierohodnosť pôvodu
• neporušenosť obsahu
• čitateľnosť

Tieto zásady zabezpečujú, že účtovný záznam si zachová svoju autenticitu od momentu jeho vyhotovenia až po ukončenie obdobia jeho archivácie, vrátane prenesenia k inej osobe. Ako prebieha archivácia účtovných dokladov?

Autenticitu možno dosiahnuť rôznymi spôsobmi, vrátane podpisového záznamu (vlastnoručný alebo elektronický podpis), elektronickej výmeny údajov, či vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Digitalizácia účtovníctva – prechod k elektronickým procesom

Jedným z kľúčových krokov digitalizácie je transformácia účtovných záznamov z listinnej formy do elektronickej, alebo naopak. Tento proces musí zachovať neporušenosť a preukázateľnosť pôvodných záznamov. Napríklad, papierová faktúra môže byť premenená na elektronickú verziu.

Existujú dva spôsoby, ako túto transformáciu vykonať:

• Zaručená konverzia (napríklad u notára alebo na vybraných poštách), ktorá je však nákladnejšia pri väčšom objeme dokladov.
• Skenovanie do elektronických formátov (PDF, PNG, JPG, TIFF a pod.), kde sa zachováva úplnosť a čitateľnosť dokumentu, a to aj z hľadiska vizuálnej a obsahovej zhody. Elektronický účtovný záznam môže byť považovaný za platný, bez nutnosti uchovávania pôvodného listinného dokladu.

Automatizácia účtovníctva

Po digitalizácii účtovných záznamov prichádza na rad automatizácia účtovných procesov, kde sa rutinné úkony automatizujú, čím sa dosiahne rýchlejšie spracovanie a zaúčtovanie dokladov.

Jedným z najčastejších príkladov je vyťažovanie dokladov, kde špeciálny softvér využívajúci umelú inteligenciu vyčíta relevantné údaje (napr. číslo faktúry, dátumy, obchodného partnera, sumu) z faktúr a automaticky ich vloží do účtovného systému. Tento proces môže prebiehať priamo v účtovnom softvéri.

Automatizované spracovanie dokladov tiež zahŕňa využívanie QR kódov z pokladničných dokladov (napr. z e-Kasy), ktoré umožňujú aplikácii načítať údaje z bločkov a zapísať ich do účtovného programu bez manuálneho zásahu.

Digitalizácia informácií – čo to je

Digitalizácia informácií je proces, pri ktorom sa fyzické alebo analógové údaje transformujú do digitálnej podoby, ktorú počítače môžu spracovávať, uchovávať a ďalej analyzovať. Tento proces je kľúčovým predpokladom pre efektívnu prácu so súčasnými informačnými a komunikačnými systémami, vrátane digitalizácie účtovníctva, kde sa využívajú digitálne záznamy na spracovanie účtovných dokladov a iných dokumentov.

Všetky tieto informácie sú vo svojej podstate binárne, teda zapisované pomocou dvojkového kódu, ktorý je základom počítačového spracovania.

Pôvod digitálnych informácií

Digitálne informácie sa dajú rozdeliť do niekoľkých hlavných kategórií, pričom každá z nich má svoje špecifiká a výhody pri ich spracovaní:

1. Digitálne informácie vytvorené priamo v počítači:
   • Tieto informácie vznikajú buď prácou človeka, ako je tvorba dokumentov, tabuliek, či grafov, alebo sú výsledkom komunikácie medzi počítačmi.
   • Tieto dáta sú už od svojho vzniku v digitálnej podobe a sú optimálne na ďalšie spracovanie v digitálnych systémoch, ako sú účtovné programy, ktoré využívajú presné a rýchle operácie na spracovanie faktúr alebo iných finančných údajov.
2. Digitálne informácie vznikajúce z analógových zdrojov:
   • Príkladom sú snímky z vesmírnych sond, ktoré sú pôvodne analógové, ale musia byť digitalizované a odoslané na spracovanie na Zem.
   • Tento proces zahŕňa prevod analógového signálu do binárneho kódu, čo umožňuje jeho rýchle spracovanie a analýzu pomocou počítačových systémov.
3. Digitalizácia analógových informácií:
   • Existujú rôzne druhy analógových informácií, ktoré je potrebné digitalizovať pre ich ďalšie spracovanie alebo uchovávanie.
   • Medzi tieto patrí napríklad digitalizácia papierových dokumentov, fotografií, nahrávok alebo zvukov.
   • Tento proces prebieha pomocou technických zariadení, ako sú skenery, digitálne fotoaparáty alebo mikrofóny, ktoré tieto informácie prevedú do binárneho formátu, čím sa stanú prístupnými pre počítačové spracovanie.
   • Napríklad v účtovníctve sa papierové faktúry digitalizujú skenovaním a následným spracovaním v účtovnom softvéri.

Výhody a rýchlosť digitalizácie informácií

Hlavnou výhodou digitalizácie informácií je rýchlosť a efektivita spracovania. Digitálne údaje môžu byť okamžite spracované počítačmi, ktoré dokážu pracovať s obrovskými objemami dát v rekordnom čase. Pre systém účtovníctva to znamená rýchle zaúčtovanie dokladov, okamžité generovanie správ a analýz, a minimalizovanie chýb spôsobených manuálnym zadávaním údajov.

Okrem toho, digitalizácia informácií umožňuje ich uchovávanie v prakticky neobmedzených množstvách. V porovnaní s fyzickými dokumentmi, ktoré môžu byť náchylné na poškodenie, stratu alebo degradáciu, digitálne informácie sú bezpečne uložené v počítačových systémoch alebo v cloude, kde sa dajú ľahko zálohovať, spravovať a zdieľať.

Digitalizácia – viac než len čísla

Proces digitalizácie sa nevzťahuje iba na texty alebo čísla. S dnešnou technológiou možno digitalizovať takmer každý typ informácie, vrátane zvuku, obrazu, videa, ba dokonca aj vôní, ktoré môžu byť zachytené pomocou špeciálnych senzorov a prevodníkov. Týmto spôsobom sa stávajú dostupné nové oblasti spracovania a analýzy, ktoré môžu výrazne zefektívniť rôzne procesy, vrátane tých v oblasti účtovníctva a správy dát.

Digitalizácia VHS

Digitalizácia VHS kaziet predstavuje dôležitý krok v záchrane rodinných spomienok a archívnych materiálov. Podobne ako v prípade digitalizácie účtovníctva, kde sa fyzické dokumenty prevádzajú do digitálnych formátov pre jednoduchšie spracovanie a uchovávanie, aj digitalizácia VHS kaziet umožňuje jednoduchšie a efektívnejšie spravovanie starších formátov.

Na portáli movio.sk ponúkajú vysokokvalitné služby digitalizácie, ktoré využívajú revolučné technológie na záchranu a vylepšenie obrazového a zvukového záznamu.

Využívanie najnovších technológií na digitalizáciu informácií sa neobmedzuje iba na účtovnícke dokumenty alebo administratívu. Rovnako sa týka aj multimediálnych formátov, ako sú videokazety. Digitálne spracovanie VHS a iných typov kaziet prináša množstvo výhod, medzi ktoré patrí kvalitné ukladanie a ľahká dostupnosť záznamov.

Vďaka pokročilým technikám, ako je stabilizácia obrazu, odstránenie šumu, vylepšenie farieb, a ďalšie úpravy, môže byť aj starý VHS záznam premenený na moderný digitálny formát, ktorý je kompatibilný s rôznymi zariadeniami, ako sú smart TV, počítače alebo mobilné telefóny.

Služba digitalizácie VHS na movio.sk sa nezaoberá len základným prevodom záznamov, ale kladie dôraz na ich vylepšenie. To zahŕňa:

1. Opravy poškodení: Rovnako ako digitalizácia účtovných dokumentov môže zahŕňať opravu nečitateľných informácií, digitalizácia VHS kaziet umožňuje opravu poškodených pásiek. To môže zahŕňať zosilnenie signálu a odstránenie výpadkov, čo zlepšuje kvalitu záznamu.
2. Vylepšenie obrazu a zvuku: Kvalita záznamu je neustále zlepšovaná pomocou moderných hardvérových a softvérových úprav, ako je synchronizácia zvuku a videa, stabilizácia obrazu, orezávanie okrajov, a ďalšie vylepšenia, ktoré zabezpečujú verný prenos pôvodného obsahu do digitálnej podoby.
3. Rýchlosť a kompatibilita: Rovnako ako digitalizácia informácií v účtovníctve uľahčuje prácu s veľkým objemom dát, digitalizácia VHS kaziet zabezpečuje rýchle spracovanie záznamov a ich následné ukladanie na formáty, ktoré sú kompatibilné s modernými zariadeniami. Záznamy sa ukladajú na USB kľúče, čo umožňuje ich jednoduché prehrávanie a archiváciu.

Rovnako ako digitalizácia účtovného a finančného systému zjednodušuje administratívnu prácu a zvyšuje efektivitu spracovania dát, aj digitalizácia médií, ako sú VHS kazety, poskytuje lepší spôsob uchovávania a správy cenných spomienok. Prevod týchto formátov do digitálnych systémov zabezpečuje nielen lepšiu dostupnosť, ale aj dlhodobú ochranu pred poškodením fyzického média.