Archivácia účtovných dokladov – podľa zákona, doba dokumentov

Archivácia účtovných dokladov je dôležitá pre každého podnikateľa. Vyplýva to nielen zo zákona – je kľúčová aj pri zabezpečení dobrej prehľadnosti financií podniku a ochrane v prípade kontrol. Je nutné archivovať všetky doklady, ako sú faktúry, účtovné záznamy, výkazy alebo zmluvy.

---

Obsah článku

---

Archivácia účtovných dokladov zabezpečuje efektívne riadenie firmy a vďaka nej má podnik rýchly prístup k potrebným dokumentom. Ako by sa mali archivovať dokumenty podľa zákona a aká je doba ich archivácie?

Archivácia dokumentov podľa zákona

Každý podnikateľ alebo organizácia by mali archivovať dokumenty správne. Vedie to k dodržiavaniu zákonov, avšak aj k ochrane dôležitých informácií. Ak sa k archivácii dokumentov pristupuje nesprávne, môže to viesť k pokutám, stratám informácií alebo zbytočným komplikáciám pri možných kontrolách. Aká by mala teda byť správna archivácia dokumentov podľa zákona a na čo nezabudnúť?

Základné legislatívne požiadavky

Archivácia dokumentov na Slovensku je upravená viacerými zákonmi a nariadeniami, medzi ktoré patria:

1. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve:
   • Podľa tohto zákona je potrebné uchovávať účtovné doklady najmenej 10 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa týkajú.
2. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach:
   • Tento zákon stanovuje pravidlá pre správu registratúry a povinnosti organizácií pri uchovávaní dokumentácie.

Podľa zákona by sa archivácia dokumentov mala uskutočňovať nasledovne:

• Účtovné doklady: 10 rokov.
• Daňové doklady: 10 rokov.
• Personálna agenda (pracovné zmluvy, mzdové listy): 50 rokov
• Osobné spisy: 70 rokov od narodenia zamestnanca

Aby sa archivácia dokumentov uskutočňovala podľa zákona, odporúča sa nasledovný postup:

1. Vytvorenie pravidiel na spravovanie dokumentov:
   • Každý podnik by si mal stanoviť určité pravidlá pre správu dokumentov. To znamená, ako ich triediť, uchovávať a likvidovať.
2. Zhodnotiť využívanie elektronickej archivácie:
   • Elektronická archivácia je v mnohých prípadoch efektívnejšia a bezpečnejšia. Je dôležité však zabezpečiť systém tak, aby plnil požiadavky zákona. Netreba zabúdať ani na ochranu proti neoprávnenému prístupu.
3. Pravidelná kontrola a aktualizácia archívu:
   • Uložené a archivované dokumenty je potrebné pravidelne kontrolovať. Tie nepotrebné treba odstrániť.
4. Zabezpečiť ochranu všetkých údajov:
   • Nezabúdať na nariadenia GDPR a zabezpečiť tak ochranu pred neoprávneným prístupom. Najmä u dokumentov, ktoré obsahujú osobné údaje.

Ak sa nepristupuje k archivácii dokumentov podľa zákona, pri ich kontrole môže dôjsť k pokutám a sankciám, ako aj k strate dôležitých informácií. Pritom nejde iba o byrokratickú povinnosť, no aj zabezpečenie kvalitného riadenia firmy. Minimalizujú sa tak riziká, dodržiava sa zákon a chránia sa informácie.

Aká je doba archivácie dokumentov?

Zákonná lehota na dobu archivácie dokumentov závisí od ich typu.

Po dobu 10 rokov sa archivujú účtovné záznamy, ako sú účtovné doklady, knihy, závierky, výkazy, inventúrne spisy, výročné správy a pod. Takisto do tejto kategórie patria aj daňové doklady, doklady týkajúce sa dodaného a prijatého tovaru. 10 rokov sa majú uchovávať záznamy ohľadom evidencie zamestnancov pre účely zdravotného poistenia.

Druhú kategóriu uchovávania dokumentov tvorí obdobie 20 rokov. Tá je povinná pre lekárov, ktorí musia uchovávať zdravotnú dokumentáciu 20 rokov po smrti svojho pacienta.

Po dobu 50 rokov je zákonom stanovená lehota archivácie mzdových listov a až 70 rokov od narodenia zamestnanca je potrebné archivovať jeho osobný spis.

Doba archivácie dokumentov sa musí dodržiavať tak, ako je to stanovené zákonom, pretože v prípade kontroly, ku ktorej môže dôjsť kedykoľvek, je nutné žiadané údaje predložiť.

Digitálna archivácia vs. fyzické archívy

Od roku 2022 je možné archivovať dokumenty vo fyzickej aj elektronickej forme. Ak sa spoločnosť rozhoduje, aký typ archivácie využiť, je dôležité zvážiť viacero faktorov.

Fyzická archivácia

Aj keď ide o tradičný spôsob uchovávania dokumentov, teda všetkých papierových spisov, stále ide o bežne používaný typ archivácie, najmä v prípadoch, ktoré zahŕňajú originálne podpisy. Fyzická archivácia má svoje výhody aj nevýhody.

Výhody fyzickej archivácie

• Jednoduchosť: Nie sú závislé na technických požiadavkách, ako je napríklad nejaký špeciálny software a pod.
• Dôveryhodnosť: Ide stále o originálny dokument s pravosťou podpisu.
• Bez kybernetického rizika: Dokumenty nie sú zraniteľné voči hackerským útokom.

Nevýhody fyzických archívov:

• Vyžadujú priestory: Pre fyzické skladovanie dokumentov sa vyžadujú veľké priestory.
• Prístupnosť je obmedzená: Prístup k dokumentom je obmedzený iba na miesto, kde sa nachádzajú.
• Náročnosť vyhľadávania: Ručné hľadanie dokumentov je náročné.

Digitálna archivácia

Digitálna archivácia je podstatne efektívnejšia a flexibilnejšia. Keďže všetky údaje a dokumenty sú uložené na digitálnych úložiskách, tento spôsob je oveľa viac populárny a mnohé firmy a inštitúcie ho využívajú.

Výhody digitálnej archivácie:

• Úspora miesta: Keďže sú dokumenty uložené v elektronickej forme, nie sú potrebné skladovacie priestory.
• Rýchlosť: Vyhľadávanie dokumentov je rýchle a jednoduché.
• Dostupnosť: Je možné po nich siahnuť kedykoľvek a odkiaľkoľvek, ak je k dispozícii pripojenie na internet.
• Ekologickosť: Nie je potrebné dokumenty tlačiť a šetrí sa tak papier.

Nevýhody digitálnej archivácie:

• Závislosť na technológiách: Je potrebné vhodné softvérové riešenie a hardvér.
• Riziko kybernetických hrozieb: Údaje sa môžu stratiť pri hackerských útokoch alebo technických zlyhaniach.
• Finančne nákladnejšia: Začať s digitálnym archívom môže byť finančne náročné.

To, či sa rozhodnúť pre fyzickú alebo digitálnu archiváciu, závisí od samotných potrieb a možností firmy. Existujú spoločnosti, ktoré využívajú oba spôsoby. V prípade menšej firmy s malými alebo žiadnymi skladovacími priestormi je určite lepšie využívať digitálnu archiváciu. V konečnom dôsledku je však podstatné dodržiavať zákon a uskutočňovať kontrolu archivácie dokumentov, aby boli všetky údaje dostupné, bezpečne uložené a aktuálne.

Najčastejšie chyby pri archivácii dokumentov

Pri archivácii dokumentov dochádza často k chybám, ktoré si možno spoločnosti neuvedomujú, no môžu v značnej miere spôsobiť problémy. Ktoré sú tie najčastejšie a ktorým je treba sa naozaj vyhnúť?

1. Absencia aktualizácie archívu

Archív je potrebné pravidelne aktualizovať. Jej absencia vytvára chaos v dokumentoch a takisto aj nedodržiavanie zákonov.

2. Nesprávne triedenie dokumentov

Spoločnosti často dokumenty netriedia správne. To vedie k ich náročnému vyhľadávaniu a nesprávnemu uloženiu. Takto dôjde ľahko k chybám v čase likvidácie dokumentov, ktoré by mali byť ešte archivované.

3. Slabé zabezpečenie bezpečnosti dokumentov

Stáva sa to najmä u fyzicky archivovaných dokumentov, ktoré nemajú dostatočnú ochranu pred požiarmi, vlhkosťou alebo aj neoprávneným prístupom. Aj elektronická archivácia je vystavená týmto hrozbám, ak sa zanedbá ochrana pred hackerskými útokmi.

4. Nezodpovednosť v dodržiavaní zákona

Firmy často nedodržiavajú dobu stanovenú zákonom na archiváciu dokumentov. To môže viesť k zbytočným pokutám.

5. Chýbajúce zálohovanie

Zálohovanie je dôležité pri elektronickej archivácii. Ak sa údaje nezálohujú a zlyhá systém alebo sú údaje napadnuté hackermi, nastáva problém.

6. Nejasné alebo chýbajúce označenie dokumentov.

Komplikuje a predlžuje ich vyhľadávanie a celý systém je tak neefektívny.

7. Neodstraňovanie zbytočných dokumentov

Mnohé spoločnosti sa nezaoberajú odstraňovaním údajov a dokumentov, ktorých doba na uchovávanie vypršala. V prípade fyzickej archivácie to zbytočne zaberá priestor.

8. Chyby pri likvidácii

Likvidácia dokumentov by mala byť dôsledná, aby nedošlo k úniku citlivých informácií. Vyhodenie dokumentov do bežného odpadu je jednou veľkou chybou.

9. Nevyužívanie technológií

Ignorácia moderných technológií, ktoré sú určené na archivovanie a správu dokumentov, spôsobuje vyššie náklady a neefektívny proces.

10. Slabé zaškolenie zamestnancov

Ak sú zamestnanci zaškolení nesprávne alebo nedôkladne, hrozí riziko zbytočných chýb, čo má veľký vplyv na celú organizáciu archivovania.

Je nevyhnutné sa vyvarovať týmto chybám a pristupovať k archivácii dokumentov zodpovedne. Používať moderné technológie a pravidelne aktualizovať údaje tak, aby celý proces bol v súlade so zákonom. Takto sa predíde chybám a zlepší sa organizácia a samotná ochrana údajov.