Cestovný príkaz online – vzorec na výpočet náhrad

Cestovný príkaz je neodmysliteľným nástrojom v dnešnom svete podnikania. Umožňuje firmám efektívne riadiť a monitorovať služobné cesty svojich zamestnancov, a zároveň zabezpečiť potrebnú evidenciu nákladov. V dnešnej digitálnej dobe sa však aj cestovné príkazy stále viac presúvajú do online prostredia. To prináša množstvo výhod pre podnikateľov i zamestnancov.

---

Obsah článku

---

Článok sa zameriava na to, čo presne je cestovný príkaz a ako ho využiť online pre pohodlné a efektívne riadenie služobných ciest.

Cestovný príkaz online

Plánovanie a vyúčtovanie pracovných ciest sa stalo oveľa jednoduchším a pohodlnejším vďaka rôznym online platformám špeciálne navrhnutým na tento účel.

Na trhu je niekoľko takýchto webových portálov, medzi ktorými sa významným spôsobom vynímajú služobka.sk, ecestak.sk a molea.sk. Tieto platformy ponúkajú komplexné riešenia od začiatku až po koniec každej pracovnej cesty, čím umožňujú sústrediť sa na podstatu práce.

Plánovanie cesty býva často komplikovaným procesom, kde je potrebné zohľadňovať rôzne faktory, ako je spôsob dopravy, destinácia, termín a typ ubytovania. Tieto portály však uľahčia vyhľadávanie najvýhodnejších možností a zostavenie efektívneho plánu.

To znamená, že nie je potrebné strácať čas nekonečným prehľadávaním webových stránok a telefonickými rezerváciami. S online cestovným príkazom je možné všetko vykonať na jednom mieste.

---

Jedným z dôležitých aspektov je aj spracovanie vyúčtovania pracovných ciest. Práve v tomto poskytujú tieto platformy mnoho výhod a uľahčujú život. V online cestovných príkazoch je možnosť prehľadne zobraziť a prepočítať stravné za každý deň cesty, čo je kľúčové pre správne vyúčtovanie nákladov.

---

Okrem toho, vďaka podkladom vo formáte PDF a prístupu k cenám pohonných látok podľa Štatistického úradu sú všetky potrebné informácie na dosah ruky.

Výhody spracovania cestovných príkazov online

Výhodou online cestovných príkazov je aj možnosť pohodlnej platby za rôzne aspekty cesty. Napr. molea.sk umožňuje jednoducho a bezpečne uskutočniť platby priamo cez aplikáciu. Tým sa človek vyhne komplikáciám spojeným s manuálnym platením a sledovaním finančných transakcií.

• Súčasťou týchto online platform je aj evidencia a dokladovanie pracovných ciest. Pri vyúčtovaniach cestovných príkazov získa užívateľ prehľadné dáta a informácie v potrebnom formáte. Okrem toho, tieto platformy umožňujú zaznamenávať dôležité údaje a časové parametre cesty, čím uľahčujú sledovanie a spracovanie všetkých potrebných informácií.

• Pracovná cesta niekedy vyžaduje spoluprácu viacerých účastníkov. Tieto online platformy umožňujú jednoducho a efektívne riešiť situácie, kedy viac zamestnancov cestuje spoločne. Možno si jednoducho zaznamenať informácie o spolucestujúcich a nahradiť ich náklady na pohonné hmoty a amortizáciu vozidla.

• Číslovanie vyúčtovania, automatické kurzy mien a ďalšie funkcie ešte viac uľahčujú spracovanie a evidenciu vašich pracovných ciest. Každý člen tímu môže mať prehľad o svojich vyúčtovaniach a jednoducho ich zaznamenávať.

Celkovo, online platformy ako služobka.sk, ecestak.sk a molea.sk uľahčujú plánovanie, objednávanie, platbu a dokladovanie pracovných ciest. Stačí využiť tieto nástroje cestovného príkazu online a človek ušetríte čas a úsilie pri manažovaní pracovných ciest.

Cestovný príkaz a výpočet

Pri procese zúčtovania pracovnej cesty musí zamestnanec, spolu s účtovníkom, vyplniť správne dátumy a časy príchodov a odchodov, pretože na základe týchto informácií sa vypočítava nárok na stravné za jednotlivé dni.

Pri výpočte cestovného príkazu treba priložiť všetky relevantné doklady týkajúce sa výdavkov spojených s pracovnou cestou, ako napríklad:

• úhrady za ubytovanie
• poplatky za parkovanie alebo vstup
• kvitancie za školenia

• Ak zamestnanec cestoval verejnou dopravou, bude potrebné predložiť k výpočtu cestovného príkazu aj cestovné lístky.
• V prípade, že využil vlastné vozidlo, bude potrebné vypočítať náklady na spotrebované palivo. A to na základe technického príkazu a dokladu o nákupe pohonných hmôt.

Dôležité je, že v prípade nepredloženia uvedených dokladov zamestnanec nemá nárok na náhradu výdavkov spojených s cestou.

Vzorec na výpočet cestovných náhrad

Suma základnej náhrady je pevne stanovená pre jednostopové vozidlá, trojkolky a osobné motorové vozidlá, nezávisle od objemu motora. Táto suma pokrýva náklady na amortizáciu vozidla, drobné opravy, údržbu, pneumatiky, olej, poplatky za umývanie auta, povinné zmluvné poistenie a havarijné poistenie. Nezahŕňa diaľničné poplatky, parkovné a cenu pohonných hmôt (PHL).

---

Vzorec na výpočet základnej náhrady:

Suma základnej náhrady x počet kilometrov

---

Výsledná suma základnej náhrady sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor. Toto platí pre tuzemské aj zahraničné pracovné cesty a náhrada sa vždy poskytuje v eurách. Zaokrúhľuje sa až výsledná vypočítaná suma, nie jednotlivé údaje, ktoré do výpočtu vstupujú (napr. jednotková suma základnej náhrady).

Príklad základných náhrad

• Cestné motorové vozidlo: 0,183 €/km
• Jednostopové vozidlo a trojkolka: 0,050 €/km
• Použitie prívesu: Suma základnej náhrady sa zvýši o 15%

Vzorec na výpočet cestovných náhrad za pohonné hmoty (PHL):

Zaokrúhľovanie sa týka iba výslednej sumy náhrady za spotrebované PHL, nie jednotlivých položiek (napr. spotreba PHL, cena PHL). Ak zamestnávateľ zohľadňuje rôzne preukázané ceny PHL, nezaokrúhľujú sa jednotlivé výpočty pre rôzne ceny. Zaokrúhľuje sa až výsledná suma náhrady za celú pracovnú cestu.

Príklad výpočtu PHL

Ak zamestnanec najazdil 22 km v meste a 9 km mimo mesta, a spotreba PHL je 6,4 l/100 km pre jazdu mimo mesta a 8,96 l/100 km pre jazdu v meste, s cenou PHL 1,226 €/l:

Výpočet spotreby PHL:

Výpočet náhrady za PHL:

Toto zaokrúhľovanie sa uplatňuje iba pre tuzemské pracovné cesty. Pri zahraničných pracovných cestách sa zaokrúhľuje len preplatok alebo nedoplatok medzi poskytnutým preddavkom a celkovým nárokom.

Tento vzorec na výpočet cestovných náhrad zabezpečuje, že zamestnanci sú primerane kompenzovaní za používanie svojich vozidiel počas pracovných ciest. Využitie správneho vzorca na výpočet cestovných náhrad je nevyhnutné pre presné a spravodlivé stanovenie náhradných výdavkov.

Cestovný príkaz – dôležitý doklad pre služobné cesty

Cestovný príkaz je dokument, ktorý sa vypĺňa, keď je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu mimo jeho bežného pracoviska. Je to dôležitý nástroj, ktorý zabezpečuje, že zamestnanec má nárok na stravné a ďalšie náhrady spojené s cestovaním. Okrem toho slúži aj ako dôkaz o tom, kde sa zamestnanec počas pracovnej doby nachádzal, čo môže byť užitočné napríklad pri riešení pracovných úrazov.

Cestovný príkaz je úzko spojený so zákonom o cestovných náhradách č. 283/2002 Z. z., ktorý definuje pracovnú cestu ako čas od momentu, kedy zamestnanec začne cestu na miesto práce, ktoré sa odlišuje od jeho bežného pracoviska, až po moment, keď sa vráti späť. Táto definícia zahŕňa aj prípady, keď zamestnanec vykonáva prácu na mieste mimo jeho bežného pracoviska, vrátane situácií, keď ide o konateľov spoločností.

Pre získanie formuláru cestovného príkazu, existuje niekoľko možností. Je možné zakúpiť tlačivo v špecializovanom predaji tlačív, stiahnuť si pracovný príkaz Excel alebo ho nájsť online a stiahnuť si ho z internetu. Existuje mnoho rôznych šablón, ktoré sa mierne odlišujú. Niektoré firmy majú aj vlastné formuláre cestovných príkazov, ktoré vyhovujú ich potrebám.

Údaje v cestovnom príkaze

Pred odchodom na služobnú cestu je dôležité, aby zamestnanec vyplnil prvú časť cestovného príkazu, obsahujúcu nasledujúce údaje:

• osobné údaje zamestnanca
• začiatok cesty vrátane presného času
• cieľ a trasa pracovnej cesty vrátane prípadných prestupov
• miesto a čas ukončenia pracovnej cesty
• účel cesty
• dopravné prostriedky určené na služobnú cestu
• súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu
• poskytnuté zálohy na cestu, vrátane ich sumy a dátumu poskytnutia

Mnohé firmy majú tieto procesy upravené v ich interných predpisoch, ktoré obsahujú podrobné usmernenia pre vysielanie, dokumentovanie a vyúčtovanie pracovných ciest. Po vyplnení príkazu na pracovnú cestu musí zamestnanec po návrate z cesty vyplniť aj druhú časť, ktorá zahrňuje informácie o priebehu cesty, vrátane časov odchodu a príchodu na jednotlivé miesta, ktoré navštívil.

Ak zamestnanec počas cesty vykonal viacero presunov, je potrebné každý z nich zaznamenať samostatne. Tieto kroky pomáhajú zabezpečiť presné zúčtovanie pracovných ciest a zachovávajú prehľad o priebehu a nákladoch na cestovanie.

Cestovný príkaz a stravné

Stravné je jediným aspektom cestovných náhrad, kde zamestnanec nie je povinný predkladať žiadne doklady na preukázanie nákladov.

V rámci zúčtovania pracovnej cesty potom účtovník alebo iná poverená osoba vyhodnotí celkové výdavky spojené s cestou. Ak bol poskytnutý preddavok, tento bude zúčtovaný a zamestnancovi bude doplatená alebo odpočítaná suma cestovných náhrad na základe výsledkov zúčtovania.

V roku 2024 platí nasledovný spôsob výpočtu stravného pre tuzemské pracovné cesty:

• 5 až 12 hodín: 7,80 €
• nad 12 až 18 hodín: 11,60 €
• nad 18 hodín: 17,40 €

Pri využití firemného vozidla na pracovných cestách je dôležité mať záznam v knihe jázd.

Cestovný príkaz na Slovensku a v zahraničí

Pri plnení cestovného príkazu na pracovné cesty sa používa rovnaký formulár bez ohľadu na to, či zamestnanec cestuje v rámci Slovenska alebo do zahraničia. Jedným rozdielom je, že pri presiahnutí štátnej hranice je potrebné označiť čas prechodu, ktorý je dôležitý pre výpočet správnej výšky stravného.

Ak zamestnanec v rámci jedného dňa navštívi viacero krajín, stravné bude vypočítané podľa toho, kde strávil najviac času počas toho dňa. V prípade leteckých pracovných ciest je čas prekročenia hraníc určený časom odletu.

Ak na pracovnú cestu cestuje viac zamestnancov, každý z nich je povinný vyplniť svoj vlastný cestovný príkaz.

V prípade, že cestujú spoločne v jednom vozidle, kolegovia budú uvádzať svojich spolucestujúcich v príkaze. V prípade použitia vozidla jedného z nich je nevyhnutné vyplniť údaje o vlastníkovi vozidla. Jemu budú vyplatené náhrady za pohonné hmoty a amortizáciu vozidla.